Socializar un evento empresarial nos resultará interesante en muchas ocasiones. Usando varias de las recomendaciones que aquí damos lograremos darle mayor visibilidad y lograremos que hayan más personas informadas sobre el acontecimiento.
Mencionaré algunos ejemplos de eventos empresariales para tener más claro a que nos referimos:
  • Tienes previsto organizar la inauguración de tu negocio (un restaurante).
  • El tiempo transcurre rápido y en la empresa, habéis decidido realizar un acto con motivo del 25 aniversario de su creación (una tienda de muebles).
  • La empresa se ha asociado con otra y esto implicará una serie de cambios que deseas transmitir a tus clientes (una tienda de ropa infantil).
  • La variedad de productos o servicios que ofrece la empresa se amplía, deseas comunicarlo a los conocedores de la marca y a clientes potenciales (web con ecommerce de una tienda de alimentación).

ANTES DEL EVENTO

Elegir a una persona responsable

Por lo menos necesitaremos una persona que sea la encargada de socializar el evento, siendo mejor, si es posible, varias personas para así dar mayor difusión y que se ayuden entre ellas, cada una con sus habilidades.

Seleccionar un hashtag

Para aumentar la visibilidad que daremos al evento, además de facilitar el seguimiento del mismo, es muy aconsejable que crees un hashtag. Este debe ser original (asegúrate que nadie lo está usando todavía) y que es breve (evita hashtags con muchos caracteres). En el caso de que el evento se repita en varias ciudades o países, suele ser más útil que el hashtag sea único para así servir como bombardeo constante a las personas sin diferenciar por la ubicación. Un ejemplo de un buen hashtag podría ser, en el caso de los 25 años de una tienda de muebles, elegir algo como: #muebles25.

Marketing tradicional con hashtag

Este hashtag debe usarse para ir promocionando el evento que en un futuro cercano se celebrará, no caigamos en el error de usarlo exclusivamente el día del evento, siguiendo con el ejemplo anterior el del 25 aniversario de la tienda de muebles. Por lo tanto este hashtag lo incluiremos en algún lugar visible de nuestra web, en el mismo apartado donde estemos compartiendo el programa del evento. También lo incorporaremos en la publicidad tradicional, en el marketing 1.0, es decir en los posibles folletos que estamos entregando o cualquier tipo de publicidad tradicional. Por supuesto que el hashtag también aparecerá en las redes sociales de la empresa preparando a nuestra audiencia ante la proximidad del evento y lo podemos incluir en el pie de firma en todas las cuentas del dominio empresarial.
Este hashtag debemos asegurarnos que lo conocen todos los ponentes o participantes directos, los participantes indirectos en el evento, todos los empleados, los distribuidores, y por supuesto los invitados al evento. Todas estas personas nos ayudaran, en mayor o menor medida, a la difusión del evento, en tres momentos clave: previo, durante y con posterioridad al mismo.

Divulgación

Las personas interesadas en el evento no son exclusivamente los asistentes al mismo, ni tampoco los relacionados de forma mas o menos directa, sino que son todas las personas del mundo. Si puede sonar un poco optimista pero es así. Por lo tanto, las frases que usemos no deben estar limitadas a la ubicación del evento sino precisamente a desvanecer las fronteras geográficas que podamos plantear erróneamente. Debemos crear y compartir frases similares a: ¿Vas a perderte la celebración del 25º aniversario ? URL #muebles25

DURANTE EL EVENTO

Compartir que está sucediendo

En todas las redes sociales de la empresa, la o las personas responsables, deben compartir lo que está sucediendo. Para ello deberán tener en cuenta las características intrínsecas de medio social, usando los archivos que sean posibles. Para ello deberán disponer del material correspondiente: programa del evento, fotos, vídeos, descripción de las personas, etc En cada medio social deberá compartirse la información que se considere oportuna, vídeos efímeros, fotos, textos describiendo que sucede cronológicamente, etc.

Animar a las personas a que usen el hashtag

No es suficiente con informar a las personas de la fecha del evento y del hashtag que hemos creado. Debemos animar a las personas a que usen el hashtag. Especialmente es importante que durante el evento se fomente el uso del hashtag y para ello podemos informar por megafonía, podemos mostrarlo en las pizarras y/o paneles publicitarios, es más le diremos al presentador del mismo que mencione el hashtag en diferentes ocasiones. Con todas estas acciones buscaremos que el mayor número de personas se entere de cual es y se animen a utilizarlo. Puede parecer una actitud algo descarada pero se trata de ganar visibilidad por lo tanto adelante con estas ideas.

Emisión del evento en tiempo real

Hay empresas como por ejemplo Twubs o como Tchat que ofrecen un servicio consistente en mostrar los tuits que contienen el hashtag creado para el evento permitiendo proyectarlos en una pantalla ubicada en donde se celebra el evento. Esto fomenta que las personas tuiteen por la ilusión que nos produce ver nuestro tuit reflejado en esa pantalla mientras se celebra el evento. Ocultan los retuits para así no mostrar información repetida.

AL FINALIZAR EL EVENTO

Lugar para fotos

Siempre que sea posible, es muy aconsejable habilitar una zona donde exista buena iluminación y un fondo corporativo donde las personas puedan situarse y ser fotografiadas por una persona profesional de la fotografía de manera que sean bonitas y todas las personas deseen compartirlas usando el hashtag creado para el evento. Lo que habitualmente conocemos como Photocall.

Compartir fotos

Las personas que hayan participado en el evento o que lo hayan seguido en la distancia, seguro que desearán compartir fotos sobre el mismo, muchas serán de carácter informal y otras de la información que hayan encontrado allí (foto de la pantalla, del folleto, de las flores o adornos, etc). Es por eso que la empresa debe cuidar todos estos detalles que luego serán compartidos en las redes sociales, efectivamente es marketing 2.0 y no podemos dejar nada descuidado.

Ponentes cercanos

Las personas que hayan colaborado activamente en el evento deberán mostrarse cercanos y facilitar que otras personas se aproximen, de manera que así estas últimas puedan compartir en redes sociales su buena experiencia.

Crear un post

Pensando en los que no han podido asistir y también en las personas que han asistido y les gustará tener un recuerdo, debemos crear un post en la web de la empresa. En el post explicaremos el evento y compartiremos algunos detalles, fotos, etc. del mismo. Además así cumpliremos con otro requisito de todo buen profesional que tiene un blog, daremos contenido, tal y como os sugeríamos en nuestro post.

EN TODO MOMENTO

WiFi

Puede parecer una frivolidad pero algo tan extendido actualmente como un acceso gratuito a WiFi puede ser de gran ayuda para que las personas asistentes al acto colaboren activamente compartiendo información sobre el mismo. Tengamos en cuenta que uno de los métodos más extendidos y novedosos es el live streaming, podrás consultar nuestro post, que además ofrece un engagement muy elevado, y para el uso del mismo es muy de agradecer una conexión a internet inalámbrica gratuita que sea proporcionada por la empresa. Esto fomentará que muchas personas bombardeen a sus contactos compartiendo contenido y usando el hashtag propuesto por la organización del evento.
Por lo tanto y teniendo en cuenta la importancia de este aspecto, deberemos realizar algún test de velocidad para así ver que calidad de señal proporcionaremos y en el caso de que sea insuficiente podemos habilitar varios smartphone como puntos de conexión, o también alquilar para la ocasión puntos de acceso móviles como los que suministra Wifiaway
En cualquier caso, tanto si la red WiFi es abierta como si es cerrada deberemos informar cual es y la contraseña de la misma. Debemos dar facilidades.

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Raúl Santa Cruz

Raúl Santa Cruz

Co-fundador Enredia

Consultor Social Media Marketing, apasionado por las TIC y la formación. Ayudamos a las PYMES potenciando su presencia online mediante SEO y Redes Sociales.
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